Gambar Pengaturan Tempat Duduk Rapat. Gaya klasikal atau bentuk kelas, merupakan pengaturan tempat duduk rapat dengan jumlah peserta rapat yang banyak. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Pada umumnya, pengaturan ini dilakukan dengan menyesuaikannya terhadap jumlah peserta rapat dan suasana yang ingin dibangun. Show  Gambar Pengaturan Tempat Duduk RapatPengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Mengatur tempat duduk untuk ruang rapat memang memerlukan skill tersendiri. Pengaturan tempat dudukTerdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tempat duduk;Tujuan belajar yang hendak dicapaiJumlah dan keragaman siswaKondisi kelas yang diinginkan. Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Itulah empat pengaturan tempat duduk pada saat rapat, mungkin di perusahaan/institusi anda memiliki jenis. pengaturan temapat duduk tersebut merupakan pengaturan tempat duduk yang cocok untuk kegiatan informal seperti makan-makan. Mengatur tempat duduk untuk ruang rapat memang memerlukan skill tersendiri.Hal pertama yang harus diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah cahaya penerangan.
6 Model Pengaturan Tempat Duduk Ruang Rapat – Berbagai Ruang
Model Pengaturan Tempat Duduk Di Ruang Rapat – Ini Aturannya
Konsep Top Gambar Kerja Kursi Kantor, Ide Spesial!
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
Sumber gambar Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
Sumber gambar Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
Sumber gambar Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :1. Menggunakan kop surat atau kepala surat. 2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan. 3. Mencantumkan perihal undangan rapat. 4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat. 5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan. 6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut. Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
Sumber gambar Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut. Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang. Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut : Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok..
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
Sumber gambar Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
Untuk menguji kemampuan silakan klik link di bawah ini Evaluasi 1 |
Yang perlu diperhatikan saat pengaturan tempat duduk di ruang rapat adalah
Pos Terkait
Copyright © 2023 belajardenganbaik Inc.
